Se on eräänlainen viestintä, joka liittyy postijärjestelmään ja oikeudellisiin ilmoituksiin. Sen perusideana on tiedon välittäminen luotettavalla tavalla ja tästä syystä sillä sanotaan olevan notaariarvoa, sillä kirjeasiakirjan kautta todistetaan sen täysi laillinen pätevyys (postipalvelu on se, joka todistaa pätevyyden samasta).
Tämäntyyppisiä asiakirjoja käytetään yleensä oikeudellisten ilmoitusten yhteydessä. Oikeudenkäynnissä on siis tavallista, että asianosainen on saanut aiemmin asiakirjakirjeen. Tällä tavalla, jos joku saa tämäntyyppisen ilmoituksen, hänen ei pidä jättää sitä huomiotta, koska se on luonteeltaan virallista ja sillä on oikeudellisia vaikutuksia.
Siksi asiantuntijat neuvovat, että tällaisen ilmoituksen vastaanottaja ottaa yhteyttä asianajajaan
Lähetystä koskevat vaatimukset ja eräät tekniset ja organisatoriset näkökohdat
Tämän asiakirjan lähettävän henkilön tulee olla täysi-ikäinen tai muuten hänellä on oltava laillinen valtuutus. Toisaalta lähettäjän on liitettävä mukaan jokin oikeudellinen asiakirja, joka tunnistaa hänet, yleensä kansallinen henkilötodistus tai passi. Pääsääntöisesti lähetys on osoitettava yhdelle henkilölle.
Asiakirjakirjeestä on kolme kopiota, yksi alkuperäinen ja kaksi kopiota
Alkuperäiskappaleen on allekirjoitettava lähettäjä, joka myös allekirjoittaa asiakirjan kaikissa kolmessa kappaleessa (kolmesta kopiosta yksi on vastaanottajalle, yksi lähettäjälle ja kolmas postipalvelulle). Jotta tämä menettely voidaan suorittaa asianmukaisesti, on tavallista käyttää tätä tarkoitusta varten laadittua lomaketta.
Teknisestä näkökulmasta käytetty lomake tarjoaa turvatoimia, joilla varmistetaan, ettei asiakirjaa voida väärentää. Postijärjestelmän roolin osalta tämän elimen on toimitettava kirjeen alkuperäiskappale vastaanottajalle ja toimitettava sinetöity kopio lähettäjälle.
Asiakirjan toimittamiseen liittyen taho tekee sen kiireellisesti ja jos asiakirjaa ei jostain syystä voitu toimittaa vastaanottajalle, jätetään käyntiilmoitus, jotta vastaanottaja voi noutaa asiakirjan postipalvelusta.
Asiakirjakirjeeseen liittyvät olosuhteet
Yleisenä kriteerinä sitä käytetään osana siviiliprosessin aloittamista. Tässä mielessä kirjeen voitaisiin sanoa toimivan ensivaroituksena. Sitä käytetään usein työoikeudellisissa oikeudenkäynneissä (korvauksen vaatimiseksi, irtisanomisesta virallisesti ilmoittamiseksi tai viran eroamisesta). Ilmeisesti tähän ilmoitukseen voi vastata vastaava.
Kuvat: Fotolia - Edler von Rabenstein / th.neumann
