Ostotilaus on oikea termi kirjanpitoon ja liiketoiminnan päivittäiseen johtamiseen. Ostotilaus on kirjallinen pyyntö toimittajalle, jonka tarkoituksena on ostaa tiettyjä tuotteita ostajan ja myyjän välillä jo sovittuun hintaan.
Mitä tietoja se sisältää?
Ostopyynnössä mainitaan maksu- ja toimitusehdot, joten se on valtuutus toimittajalle toimittaa tuotteet ja toimittajalle valtuutus esittää vastaava lasku. On syytä muistaa, että kaikkiin yrityksen ostamiin tuotteisiin tulee liittää ostotilaukset, jotka on numeroitu sarjanumerolla, jotta niiden käyttöä voidaan valvoa.
Ostotilaukset annetaan yleensä alkuperäisenä ja jäljennöksenä, alkuperäinen lähetetään toimittajalle ja kopiot toimitetaan kirjanpitoon kirjattavaksi ostovelkaa (saattaa olla myös kolmas kopio yrityksen ostoosastolle).
Seuraavat osat sisältyvät ostotilaukseen:
- Ostotilauksen numero.
- Palveluntarjoajan nimi ja osoite.
- Tilauksen tekopäivä ja vaadittu toimituspäivä.
- Toimitus- ja maksuehdot.
- Tilattujen tuotteiden määrä ja kuvaus niiden koodinumeroineen.
- Hintaan liittyen ilmoitetaan kunkin yksikön hinta ja kokonaisostohinta sekä mahdolliset toimituskulut.
- Lopuksi ostotilauksessa on mainittava vastuuhenkilön valtuutettu allekirjoitus.
Ostotilauksen tarkoitus
Yllä olevat yksityiskohtaiset tiedot on tarkoitettu ostettujen tavaroiden tarkkaan hallintaan, sillä näin yritys voi pitää kirjanpitoa ostotoiminnastaan.
Toisaalta emme saa unohtaa, että kun asiakas tekee ostotilauksen, hän vahvistaa ja virallistaa luottamustaan toimittajaan.
Asiakkaan tekemä ostotilaus on jälleen yksi vaihe myyntiprosessissa, koska kauppaa ei ole vielä lopullisesti toteutettu. Tässä mielessä ostotilaus tarkoittaa, että yrityksen toimintatapojen tulee olla hyvin määriteltyjä ja organisoituja. Ennen ostotilauksen antamista asiakkaan tulee tietää tarkalleen, miten se rekisteröidään yritykseensä ja myyjän on myös varmistettava asiakirjassa olevat tiedot.
Kuva: iStock - BernardaSv
