Standardoidut tekniikat asiakirjojen hallintaan organisaatiossa tai kokonaisuudessa
Arkiston tai dokumentinhallinnan käsitettä käytetään kielessämme viittaamaan standardoituihin tekniikoihin, joita käytetään organisaatiolle tai yhteisölle, yritykselle tai kirjastolle kuuluvien asiakirjojen hallinnon pyynnöstä, mainitakseni muutamia yleisiä esimerkkejä.
Vanha tieteenala, joka kehittyi fantastisesti uusien teknologioiden ansiosta
Meidän on todettava, että vaikka käytetyt tekniikat ja käytännöt ovat vaihdelleet ja kehittyneet suorana seurauksena uusien teknologioiden kehittymisestä lähes kaikilla alueilla, eikä arkistointi tietenkään ollut poikkeus, meidän on sanottava, että arkistointi on varmasti vanhentunut. toiminta, jota ihminen on käyttänyt ikimuistoisista ajoista lähtien, koska hänen on pakko dokumentoida, jättää hallinnollinen, oikeudellinen tai kaupallinen jälki kaikkeen, mitä hän tekee.
Jotta saisimme käsityksen tukien ja säilytystekniikoiden valtavasta kehityksestä, meidän on vain sanottava, että alkeellisimmat miehet arkistoivat "asiakirjansa" papyrus- tai savilevyille, kun taas nykypäivät tee se tietokoneessa tai muussa elektronisessa laitteessa.
Tietotekniikan ja Internetin suuri panos
Tässä mielessä emme voi sivuuttaa sitä, että tietojenkäsittelytiede ja myöhempi Internetin kehitys ovat mahdollistaneet suuren edistyksen dokumenttien hallinnan alalla, tehden tehtävästä paljon käytännöllisemmän ja yksinkertaisemman sekä tietojen tallennuksen että tallennettujen asiakirjojen haun kannalta. .
Koska tietysti ennenkin tästä tehtävästä vastaavien, arkistonhoitajien, kirjastonhoitajien tai arkistonhoitajan, muiden tämän tehtävän suorittajien nimien ohella, oli käytettävä ja käytettävä raskaita rekisterikirjoja, tiedostoja, kansioita, laatikoita, hyllyjä, Nyt vain yksi napsautus riittää tiedoston määrittämiseen sekä asiakirjojen tai teosten palauttamiseen.
Sen suorittamat päätehtävät
Pohjimmiltaan arkistointi huolehtii: sellaisten normien ja käytäntöjen luomisesta ja vahvistamisesta, jotka mahdollistavat arkistoitavien asiakirjojen tunnistamisen, tietojen hakemisen niistä, ajan, jonka ne on säilytettävä arkistoituina, kun kyseessä ovat asiakirjat, jotka voidaan poistaa jonkin ajan kuluttua, ja sen on päinvastoin taattava niiden asiakirjojen ikuinen säilyminen, joilla on suuri arvo.
