Termi tiedosto on erilaisia käyttötarkoituksia.
Yksi yleisimmistä on se objekti, jota käytetään ryhmittelemään ja suojaamaan yksittäisiä organisaation asiakirjoja tai luokan muistiinpanoja, jos kyseessä on opiskelija.
Arkistokansio koostuu paksusta tai ohuesta mutta erittäin jäykästä paperiarkista, joka taitetaan kahtia, jolloin saadaan suurempi pinta kuin A4-arkin pinta. Asiakirjat tallennetaan sen sisään ryhmittelemällä ne yleensä yhteisiin teemoihin, esimerkiksi kaikki arvonlisäveroon (ALV) liittyvä: maksukuitit, uudet säännökset, mm. , ryhmitellään samaan kansioon, jotta helpottaa kaiken kyseiselle aiheelle ominaisen sijainnin löytämistä. Siksi on, että järjestys ja organisaatio ovat kaksi ongelmaa, joihin kansion luomisen yhteydessä pyritään.
Koska toimistoissa ja organisaatioissa on yleensä useampia kansioita, on ihanteellista olla myös arkistokaappi, joka helpottaa huomattavan määrän säilytystä. Toinen asiaan liittyvä ongelma on kansioiden sisällä olevan materiaalin merkitseminen; Esimerkiksi edellä mainitun ALV-tapauksen mukaisesti kyseisessä kansiossa on oltava tarralapun välilehdellä, jossa lukee ALV, se voidaan kirjoittaa myös kynällä, jos tarroja ei ole.
Tämäntyyppisiä kansioita myydään pääasiassa kirjakaupoissa, roskakoreissa tai liikkeissä, jotka myyvät toimistotarvikkeita.
Toisaalta alalla Tietojenkäsittely, kansio on a tiedostojen ryhmittely; Nykyiset käyttöjärjestelmät kutsuvat näitä ryhmiä tällä tavalla, ja itse asiassa niitä edustava kuvake on kansio. Kuten edellisessä tapauksessa, tietokoneen kansioissa kuhunkin tallennetut tiedostot liittyvät johonkin teemaan, esimerkiksi Musiikkikansio, sinne tallennan kaiken tietokoneelle tallentamani musiikin.
