Yritys tai yritys perustetaan vaurautta varten ja sitä varten on suunniteltava erilaisia asioita, kuten myynnin ennustaminen, tavoitteiden asettaminen tai kirjanpidon ennusteiden tekeminen. Nämä näkökohdat ovat olennaisia, mutta ne eivät muodosta työsuunnitelmaa.
Ymmärrämme työsuunnitelmalla joukon toimia, joita aiotaan tehdä yrityksessä tai osastolla tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi, esimerkiksi budjettiin asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Tässä mielessä työsuunnitelmaa ei tehdä numeroilla, vaan toimilla ja tehtävillä, joita tietyt työntekijät tekevät.
Työsuunnitelma toimintaa ohjaavana strategiana
Työsuunnitelman käsite soveltuu yritykseen, mutta myös opiskelijaan, jalkapallojoukkueeseen ja viime kädessä mihin tahansa henkilökohtaiseen tai kollektiiviseen projektiin. Suunnitelma on toimintaopas, ja jokaisen oppaan tulee vastata kolmeen peruskysymykseen: missä olemme, minne haluamme mennä ja miten sinne pääsemme.
Ohjeita tehokkaan suunnitelman tekemiseen
Työsuunnitelmilla on tarkoitus saavuttaa tietyt tavoitteet. Vaikka jokainen suunnitelma on mukautettava yrityksen tai toiminnan tyyppiin, voidaan puhua yleisistä ohjeista, joista osa on seuraavat:
- Täsmennä kunkin työsuunnitelman tarkoitus, koska osa suunnitelmista tulee suunnata henkilökohtaiseen työhön, kun taas toiset viittaavat ryhmätyöhön. Tässä mielessä suunnitelman tarkoitus on täsmentää, mitä on tarkoitus saavuttaa ja ennen kaikkea miten se halutaan saavuttaa.
- Suunnitelmaa laadittaessa saavutettavien tavoitteiden tulee olla realistisia, mitattavia ja johdonmukaisia. Samalla tulee käyttää kokonaista sarjaa tarkkoja ja objektiivisia indikaattoreita (indikaattorit voivat liittyä tehokkuuteen, palvelun laatuun tai taloudelliseen kysymykseen).
- Työsuunnitelmaan tulee sisältyä kolmenlaisia resursseja: inhimillisiä, aineellisia ja taloudellisia resursseja.
- Jokaiseen työsuunnitelmaan tulee ottaa käyttöön arviointijärjestelmät, joiden avulla voidaan arvioida ohjelman toteutusta ja vahvistaa sen asianmukaista hallintoa.
- Työsuunnitelmaa ei pidä ymmärtää luettelona toiminnoista, jotka on suoritettava systemaattisesti.
- Jokaisessa työsuunnitelmassa määritellään tavoitteelliset toiminnot, mutta on erittäin tärkeää, että molempiin asioihin liitetään aikataulu, eli kaavio, josta selviää, milloin aktiviteetti suoritetaan.
– Lyhyesti sanottuna työsuunnitelma on konkreettinen vastaus useisiin kysymyksiin: mitä pitää tehdä, kuka sen tekee, miten ja milloin.
Valokuvat: iStock - South_agency / Warchi
