Se on virallinen asiakirja, jossa organisaatiosta tai yhteisöstä vastaavat määrittelevät joukon tavoitteita, jotka he haluavat saavuttaa. Toisin sanoen se on yleinen strategia, joka osoittaa, mitä haluat saavuttaa ja mitkä ovat vaiheet sen saavuttamiseksi. Normaalisti toimintasuunnitelma laaditaan vuosittain ja tästä syystä käytetään lyhennettä POA eli Annual Operating Plan.
Minkä tahansa toimintasuunnitelman tavoitteena on, että organisaatio paikantaa, visualisoi ja suunnittelee itsensä. Ilmeisesti tämäntyyppiset strategiat on suunniteltu tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Lyhyesti sanottuna voitaisiin sanoa, että jonkin asian toteuttaminen onnistuneesti edellyttää ennakkosuunnittelua.
Yleisiä huomioita toimintasuunnitelmista
Kaikissa toimintasuunnitelmissa (yksityisen yrityksen, kansalaisjärjestön tai julkisen elimen) on pohdittava useita ideoita:
- Toimintasuunnitelmaasiakirja tuottaa tietoa oikeaan päätöksentekoon strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
- Toimintasuunnitelman laatimisprosessi voitaisiin tiivistää kolmeen pääkysymykseen: mikä on kokonaisuuden nykytilanne, minne haluat mennä? ja lopuksi, kuinka aiomme saavuttaa halutut tavoitteet?
- Toimintasuunnitelman onnistuminen riippuu useista tekijöistä. Toisaalta, että asiakirja on laadittu asianmukaisesti ja mahdollisimman tarkasti. Toiseksi suunnitelmaan osallistuvien ihmisten on oltava mukana projektissa (paras strategia ilman asianmukaista osallistumista on kuollut paperi). Kolmanneksi suunnitelmaan on sisällytettävä ennakoivia elementtejä, jotta se voidaan mukauttaa kaikentyyppisiin olosuhteisiin. Lopuksi on erittäin suositeltavaa, että suunnitelma on tulos konsensuksesta ja kaikkien hankkeeseen osallistuvien ihmisten osallistumisesta.
Mahdollisia toimintasuunnitelmiin liittyviä virheitä
- Ensimmäinen virhe olisi tehdä suunnitelma, mutta ei uskoa siihen.
- Mikä tahansa strategia tai suunnitelma toimii hyvin, jos projektia johtaa joku, joten johtamisen puuttuminen heikentää suunnitelman tehokkuutta.
- Jos saatavilla oleva tieto ei ole luotettavaa, toimintasuunnitelma ei voi toimia.
- Tietyt henkiset esteet muuttuvat jarruiksi.
- Organisaatiojärjestelmien on oltava toimivia, eikä ole hyväksyttävää, että osa suoritettavista toiminnoista on kenenkään kentällä.
- Jos työryhmä ei ole mukana suunnitelmassa, on erittäin todennäköistä, että projekti epäonnistuu.
Kuvat: Fotolia - Gstudio / Stockillustrator
