Kun puhumme tehokkuudesta, tarkoitamme kykyä tai kykyä, jonka ihminen, eläin, kone, laite tai mikä tahansa elementti voi osoittaa saavuttaakseen tietyn tuloksen toiminnasta. Tehokkuus liittyy kaikkien toimenpiteiden optimointiin parhaiden ja odotetuimpien tulosten saavuttamiseksi. Yleisesti ottaen tehokkuuteen kuuluu organisointi-, suunnittelu- ja ennustusprosessi, jonka tavoitteena on saavuttaa vahvistetut tulokset.
Tehokkuustermiä käytetään pääasiassa aloilla, joilla toimilla on oltava konkreettisia ja kontrolloituja tuloksia, kuten liiketoiminta- ja kaupalliset alueet. Tässä mielessä toiminnan tehokkuus pyrkii ensin saamaan käyttöön asianmukaiset resurssit, menetelmät ja menettelyt, jotka tuottavat parhaat seuraukset kyseiselle toiminnalle. Esimerkkejä tällaisista tilanteista voivat olla muutosten ennakointi kaupallisilla osakemarkkinoilla odotettujen voittojen saavuttamiseksi ja siten yrityksen tai laitoksen omaisuuden kasvattamiseksi. Näillä alueilla näiden tulosten saavuttaminen on erittäin tärkeää, koska se on keino, jolla varmistetaan toimintansa oikea kehitys.
Tehokkuus voidaan tavallisesti sekoittaa ajatukseen tehokkuudesta, mutta tässä on tärkeää huomauttaa, että jälkimmäinen olettaa tietyn tehokkuuden tason maksimoimalla resurssit ja ajan tai rahan investoinnin odotettujen tulosten saavuttamiseksi. Vaikka jokin voi olla tehokasta, koska sillä saavutetaan tavoitteet, joita varten tällainen toiminta tehtiin, se ei välttämättä ole tehokasta, jos se ei tunnista parhaita keinoja tai menetelmiä tällaisen tuloksen tekemiseksi resurssien asianmukaisen käytön seurauksena. Tehokas voi silloin olla yritys tai laitos, jossa saavutetaan odotetut tulokset, mutta valtavilla kustannuksilla ja määrättyjä resursseja suuremmalla, jonka tehokkuus ei päädy täysin kannattavaksi.
